こんにちは。名古屋大学経済学部4年生の伊藤舞です。就活生の皆さんへ、就活と呼べる何か、もう始めていますか。就活生と言われる学年になっても、何をすれば良いのか分からない人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、就活についての記事を書いてみようと思います。

 

はじめに

就職活動をする中で、メールのやりとりをすることが増えていくと思います。ビジネスマナーなんて分からないし、普段使い慣れていないメールを作成するのは、かなり労力がかかります。どのタイミングで送るべきか、テンプレートなどはないのか、失礼に当たらないか、など不安要素しかなく、億劫になってしまうのも分かります。ただ、お礼を伝えたりするのにメール送信は必須になってくるので、マスターするべきタスクの一つに間違いありません。また、社会人になってからもビジネス上でのメールのやりとりは必要不可欠なので、今のうちに知識を身につけておくことは決して無駄ではないと思います。今日は、メールのやりとり、主にお礼メールの書き方について私の実践していたものをご紹介します。

 

お礼メールとは

そもそも就職活動中のお礼メールについて簡単に共通認識を取っておきたいと思います。OBOG訪問を承諾していただいたときや、インターンシップでお世話になったときに、企業やその人事の採用担当の方に感謝の気持ちを伝えるためのメールです。これは、選考において必須となる項目でもなければ、評価が本選考に大きく影響を与えることもないと思います。ただ、常識として、お世話になったお礼を丁重に述べたり、礼儀や志望度を企業にやんわりとアピールするために”やっておくとよいこと”です。

 

お礼メールをするタイミング

次に、お礼メールを送るタイミングについて、すべてではないですが、ご紹介します。お礼メールを送るタイミングは大きく分けて以下の3つのタイミングだと考えています。

 

【1】インターン後
【2】OBOG訪問後
【3】選考後

 

【1】インターン後

一つ目のタイミングとして、インターンシップ参加後が考えられます。これから夏のインターンシップに沢山応募するであろう就活生の皆さんは、複数daysや対面で、企業のインターンシップに参加することになると思います。就職活動以外での忙しさによって、参加インターンシップの数や形態に違いはあれど、1dayインターンシップや複数daysインターンシップ、オンライン上のものも対面のものも様々なインターンシップに参加すると思います。そうなった際には、主に複数days開催や対面開催のものを優先して、お礼メールを送るようにしましょう。数日間対面でお世話になったメンターの方や、インターンシップ期間中進行をしてくださった人事の方に、「ありがとうございます。」の連絡を入れることになるのですが、実際にどのようにメールを作成すれば良いかは後述します。

 

【2】OBOG訪問後

二つ目のタイミングとしては、OBOG訪問後が考えられます。依頼を承諾してくださった際や、OBOG訪問を実際に行った後など、お礼を言うタイミングが複数発生するのがこのタイミングです。企業や人事の方に対する感謝の気持ちというよりは、OBOG訪問を引き受けてくださったその社員さんに直接お礼を言うことになるので、失礼のないように気をつけつつ、気持ちのこもった個人的な内容にすると良いと思います。テンプレートを真似したような機械的なメールだと、気持ちがこもっていないようにとられる可能性があるので注意しましょう。詳しくは後ほど説明します。

 

【3】選考後

三つ目のタイミングの選考後というのは、少し特殊かもしれません。そもそも選考後というのはどういうことかというと、インターンシップ参加や本選考にあたっての、面接やグループディスカッション選考の後に、「本日は貴重なお時間をいただき、選考の場を設けていただき誠にありがとうございます。」という内容のお礼を言うということです。かなり志望度の高い企業でしかやらないとは思いますが、面接の合否を迷っている相手に、このお礼メールで熱意や礼儀正しさをアピールし、合格の一押しになることがなくはないかもしれません。笑

 

お礼メールの書き方

では、実際のお礼メールの書き方についてお話します。私も最初はネットで検索したテンプレートを真似しながら書いてみて、それをエンカレッジのメンターさんや、社会人の先輩である両親に添削してもらっていました。沢山メールを作成する中で、自分らしさの出た自然体のメールを意識できるようになりました。画一化されたテンプレートのコピペにならないように、内容に気を配りましょう。ここでは、実際に私が作成したお礼メールを例にとって、要点をお話します。

 

①インターンシップ参加後に作成したお礼メール

 

 

【0】題名

メールの題名は、何を目的としたメールなのかが一目で分かるようにしましょう。また、誰からのメールなのかも、題名から分かるように、タイトルの最後にかっこ書きで大学名と名前を記載するようにしましょう。この場合は、インターンシップのお礼メールを作成しているので、インターンシップのお礼について、などで結構です。企業の方々は、毎日膨大な数のメールのやりとりをしているので、相手方が優先順位をつけやすいようにメールの目的はメールを開かずとも伝わるようにしておくのが礼儀というものです。

 

【1】宛名を”正式名称”で書く

宛名は省略せずに、必ず正式名称で書きましょう。また、企業名は、「株式会社」が先に来るのか後に来るのかも、きちんと企業ホームページで正式名称を調べましょう。宛先の社員さんの所属課やチームなど、不明瞭な場合は間違える方が失礼にあたるので、分かる範囲で書きましょう。大体は、社員さんから送られてきたメールの最後に記載されている、その方の署名をコピペすることが多いと思います。企業やチームまでしか記載しない場合は、「御中」を使用し、宛先が個人の場合は、「様」を使うなどのルールもあるので気をつけましょう。

 

【2】名乗る

次に、名乗りましょう。例に載せた画像のメールではできていませんが、通常は名乗る前に、一言挨拶をするものです。初めてメールを送信する場合は、「お世話になります、〇〇大学の〇〇です。」、二回目以降のメールの場合は、「お世話になっております、〇〇大学の〇〇です。」と言います。大学名と一緒に名前を名乗っても良いですが、いついつのインターンシップに参加した、と述べた方が分かりやすいかもしれません。正解はないですが、私は、どのインターンシップに参加したかも述べていますね。

 

【3】結論を先に述べる

そして、お礼メールならば感謝の言葉である「ありがとうございます」をここで先に述べましょう。インターンシップではお世話になりました、という旨を先に結論ファーストで打ちます。

 

【4】どう身になったのか、具体的な例を挙げて述べる

お礼を述べた後で、具体的にそのインターンシップに参加して、自分が何を学んだのかを簡単に書きます。長すぎるメールは読みにくいので、単純に印象に残った講義や、心に響いた社員さんの言葉などを例にあげて書くとよいです。

 

【5】これからどう生かすのか

インターンシップで学んだことを、これからの就職活動でどのように生かすつもりなのかを簡単に述べて、本文を終えましょう。学んだ内容の方がどちらかというとメインになってくるので、この部分は割と機械的なテンプレートのようになってしまいがちですが、「貴社のインターンシップで学んだことを生かしてこれからの就職活動も頑張ります。」という内容を言えばOKです。

 

【6】締めの挨拶

締めの挨拶は、テンプレートそのままで良いと思います。私はよく、「末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。」と使っていました。

 

【7】署名

画像には載せきれませんでしたが、メールの最後には署名を載せます。メールの機能に、署名作成があるはずなので、あらかじめ保存しておいて、毎回署名をコピペするのがオススメです。基本的に所属である大学学部学科と名前、名前の読み仮名、メールアドレスと電話番号を記載していました。

 

②OBOG訪問後に作成したお礼メール

 

 

基本的なメールの構成は①のインターンシップ参加後のお礼メールの例と同じです。OBOG訪問のお礼メールでは、その社員さんと話したオンリーワンのエピソードを載せていました。また、サイトや資料からだけでは得ることのできなかった情報が何なのか分かるように意識的に、それを例にあげていました。締めの言葉としては、「資料やサイトからだけでは知ることのできなかった、貴社の〇〇を感じることができ、いっそう貴社への理解が深まりました。」というのをよく使用していました。笑　ここでは、実際に私が使用していた署名の写真も載せておきます。大学の機構メールでもG-mailでも、署名設定機能はあると思うので、毎回打ち込む手間を減らすためにも、今から設定しておくことをオススメします。

 

お礼メールの注意点

ここで、お礼メールを送る際の注意点についてお話します。もちろん、メールの送信はマナーや言葉遣いには、よりいっそう気を配らなければならない場ではあります。しかし、何気に注意した方が良いのは送信する時間帯です。企業のいち社員としてのメールのやりとりは、社員さん側からしたら業務の一環です。社員さんの就業時間内に届くようにしておきましょう。深夜作業の多い就活生ですが、くれぐれも深夜に送信しないように気をつけてください。基本的に社会人は、始業してすぐにメールの整理をするらしいので、朝の9時か10時に届くように送信すると良いと思います。私は、17時までに返信できそうだったら、その日中に返信し、新規メールの存在に気づいたのがそれより遅ければ、メールだけその日の夜に作成し、送信アラームを設定していました。送信アラーム設定は、下書きしたメールを送信し忘れる、なんてことも防ぐことができ、かなり便利なのでおすすめです。送信ボタンの右端に逆三角のマークがあることがほとんどで、それを押すと大抵次の日の午前か午後に送信時間を設定することができます。特定に日付時間を入力できる場合もあるので、今一度自身のメール機能を確認してみてください。

 

まとめ

以上が、就職活動において、ちょくちょく書くことになるであろうお礼メールの書き方です。最初にも触れましたが、必須の選考フローでもないので、書かなかったからといって選考に不利になることはありません。ただ、将来社会人になる身としては、最低限のマナーは身につけたいものです。就職活動に力を貸してくださった企業・社員さんにはお礼をきちんと伝えられる就活生でありたいです。慣れない文章を打つことに最初はストレスを感じるかもしれませんが、慣れてしまえば何も苦ではありません。何通もお礼メールを作成し、このタスクをこなすことに慣れましょう。様々なテンプレートサイトを見つつ、自分の志望業界や志望企業のフォーマルさを見極めつつ、自分の個性をうまく出せる表現を試行錯誤しつつ、自分なりのメールの形を確立させられると良いですね。

 

おまけ

お礼メールの作成タイミングについてこの記事で述べました。具体的にいつ送信すれば良いのか、ここで私の考えを述べておきます。お礼メールの送信タイミングについて、インターンシップ参加後の場合もOBOG訪問後の場合も関係なく、「その日中がベスト」です。帰宅が夜遅くなってしまった場合は、翌営業日中には届くように送信していました。早すぎるからだめなんてことはないと思います。インターンシップのお礼もOBOG訪問のお礼も、終わってからすぐにメールを書き始め、就活中の友達やメンターさんにチェックしてもらってOKが出たら、すぐ送信するようにしていました。何かある度にお礼メールはToDoリストに加えておくと忘れずに済みます。是非実践してみてください。

Profile

所属：経済学部経営学科4年生

出身地：愛知県

出身校：愛知県立半田高等学校